Thema eMail: Was sind die Unterschiede zwischen IMAP, POP3 und Exchange?

Hallo liebe Kunden und Leser von ComputerService MTK,

Wenn Sie sich schon mal mit der Einrichtung eines eMail-Kontos beschäftigt haben, sind Sie evtl. auch mal schon mal auf die Begriffe wie „POP, IMAP und Exchange“ gestoßen. – Doch was hat es damit auf sich und wo liegen die Unterschiede?

POP (POP3):

Bei POP Konten lädt Ihr Computer die Mails vom Server Ihres eMail-Anbieters herunter und löscht sie anschließend vom Server bzw. markiert diese als „gelesen“ und lädt sie auf anderen geräte nicht mehr herunter. Das heißt für Sie also: Ihre eMails liegen dann nur noch auf Ihrem Gerät. Dies hat mehrere Nachteile:

– Es gibt keine Möglichkeit; Ihre eMails zu lesen, falls Ihr Computer, Handy, etc. grade streikt. Auch nicht auf anderen Geräten.

– Ihre Mails sind nicht synchron: Wenn Sie auf Gerät A eine Mail erhalten, erstellen, löschen oder versenden; sehen Sie davon nichts auf Gerät B.

– Geht technisch bedingt mal irgendwas richtig schief und Sie haben keine Datensicherung von Ihren Mails erstellt, dann sind Ihre Mails weg. Unwiderruflich. – Ausnahme: Sie verwenden Ihre Mails auf mehreren Computern gleichzeitig. Trotzdem fehlt dann die oben angesprochene Synchronität: Hatten Sie den anderen Computer längere Zeit nicht an, sind alle zuletzt durchgeführten Änderungen verloren.

IMAP:

Bei IMAP verhält sich das grundlegend anders: Ihre eMails liegen ebenfalls auf dem Server des Anbieters, doch sie bleiben dort auch: Alle Geräte; mit denen Sie Ihre eMails lesen oder bearbeiten, laden die Mails nur vom Server herunter, aber löschen Sie danach jedoch nicht. Zusätzlich gleichen alle Geräte permanent den Datenstand mit dem Server ab:

– Ihre eMails sind so immer synchron. Alle Geräte haben immer den gleichen Datenstand.

– Ein ausgefallenes Gerät stellt (in Sachen eMails) kein großes Problem da: Auf anderen Geräten haben Sie den aktuellsten Datenstand und können so einfach weiter arbeiten.

– Erhöhte Sicherheit vor Datenverlust: Machen Sie auf Gerät A mal einen Fehler (z.B. die Einstellungen des eMail-Kontos ändern), dann sperren Sie sich zwar in diesem Moment auf diesem Gerät aus; Gerät B ist aber nicht betroffen. – Bei POP (könnte) dies nun bedeuten: Sie kommen an Ihre Mails nicht mehr dran und die Reparatur gelingt einfach nicht: Dann sind die Mails verloren. – Auch wenn Sie Ihre Mails auch noch auf einem Zweitgerät haben: Synchronisiert und somit aktuell ist dieser Datenstand dann eben nicht. Dies kann dann ebenfalls ein Datenverlust sein.

Microsoft Exchange:

Bei Microsoft Exchange handelt es sich (grob gesehen) auch um eine Art IMAP: Mails verbleiben auf dem Server und werden immer mit allen Geräten synchronisiert. Allerdings gibt es doch einige graviernde Unterschiede:

– Der Mail-Server steht nicht beim Anbieter, sondern bei Ihnen bzw. Ihrer Firma: Dazu wird Microsoft Exchange Server verwendet. Firmen-Administratoren verwenden Microsoft Exchange, um Mails besser in der Firma verwalten zu können. Eine wichtige Rolle spielt dabei z.B. auch die Zusammenarbeit mit dem Active Directory von Windows Server.

– Zusätzlich synchronisiert Microsoft Exchange z.B auch Kontakte und Kalender – Auch das hat grade in Firmen eine große Bedeutung.

* Microsoft Exchange wird nur von Microsoft Outlook unterstützt.

Woran kann ich sehen, welche Einstellungen ich verwende?

(Hier an Hand von Windows 10 (*) und Office 2016 (*) erklärt)

– Öffnen Sie die Systemsteuerung. (Win + R und dann „control“ eingeben.)

– Öffnen Sie dort die Mail-Einstellungen:

(Auf das Bild klicken für größere Ansicht)